Servizi al pubblico
Guida ai servizi per la ricerca
Carta della qualità dei servizi Vercelli
Carta della qualità dei servizi Varallo
ORARIO SALA STUDIO VERCELLI
La sala studio viene aperta all'utenza su prenotazione
dal lunedì al venerdì non festivi
dalle ore 9:00 alle 12:00 e dalle ore 12:30 alle 15:30.
as-vc.salastudio@cultura.gov.it
Sono attivi il servizio al pubblico per corrispondenza e il servizio di fotoriproduzione.
***
ORARIO SALA STUDIO VARALLO
Il servizio al pubblico è reso in presenza su prenotazione
dal martedì al giovedì non festivi
dalle ore 9:45 alle 12:45 e dalle ore 13:45 alle 16:45.
Sono attivi il servizio al pubblico per corrispondenza e il servizio di fotoriproduzione.
Ogni variazione di orario o chiusura sarà comunicata nella sezione news di questo sito.
***
Per la consultazione dei documenti è necessario attenersi alle disposizioni generali (D.Lgs.n. 42 del 22 gennaio 2004, Codice dei Beni Culturali e del paesaggio) e al regolamento interno.
- - Regolamento di sala di studio
- - Come effettuare la ricerca
- - Consultabilità dei documenti
- - Servizio di Riproduzione
- - Autorizzazione a pubblicare in fac simile
- - Ricerche per corrispondenza
Regolamento di sala di studio
L'accesso alla sala di studio è libero e gratuito per chi voglia consultare gli archivi per ragioni di studio, amministrative o private ed è subordinato all'autorizzazione rilasciata dal Direttore.
L'autorizzazione ha validità annuale.
Al primo accesso, lo studioso è tenuto ad esibire un documento di identità e a compilare una domanda di ammissione, nella quale deve essere ben specificato l'argomento della ricerca. I dati personali e le altre informazioni chieste sono trattati nel rispetto delle norme sulla privacy.
L'utente è tenuto a segnalare ogni variazione del tema di ricerca dichiarato.
Prima di accedere alla sala di studio gli utenti devono:
- farsi registrare
- depositare borse, cartelle, macchine fotografiche, cellulari spenti, altri contenitori o oggetti nell'apposito guardaroba.
Non é consentito introdurre in sala di studio bottigliette o altre vivande.
Macchine fotografiche, telecamere o qualunque altro strumento per la riproduzione potranno essere utilizzati esclusivamente previa autorizzazione del responsabile del servizio.
Il personale di sorveglianza può disporre controlli sul materiale che lo studioso chieda di portare in sala di studio.
Sono attivi sistemi di videosorveglianza senza registrazione.
La ricerca
Lo studioso può avvalersi, per un primo approccio generale, della sezione Patrimonio documentario del sito, della Guida generale degli Archivi di Stato.
Individuati i fondi conservati dall'Archivio che abbiano legami con l'argomento di ricerca si potrà passare alla consultazione degli inventari.
Il personale di sala è a disposizione per orientare e chiarire dubbi.
Inventari e altri strumenti di corredo sono liberamente consultabili, ma non riproducibili.
Non è consentito spostarli dalla sala senza autorizzazione.
Le richieste di consultazione devono essere presentate al personale di sala indicando con precisione:
- cognome e nome
- segnatura archivistica: nome del fondo, serie o sottoserie se esistenti, numero della busta e del fascicolo, numero del disegno se separato dal documento.
In un giorno si possono chiedere un massimo di 7 unità archivistiche (intese come mazzo, busta, registro, cartella di disegni quando esiste o singolo disegno, volume di biblioteca non a scaffale aperto, copia di tesi di laurea) comprese quelle in giacenza, consultabili una per volta.
I documenti sono mantenuti a disposizione del richiedente per tutto il periodo necessario ad una seria consultazione del cui termine dovrà essere avvisato il personale di sala. Vengono ricollocati quando non siano più stati consultati per un periodo di 30 giorni.
Non è possibile mantenere a disposizione dello studioso più di 7 unità archivistiche, comprensive di quelle richieste nella giornata.
Non restano a disposizione dello studioso i disegni conservati a parte rispetto ai documenti del fondo archivistico.
Gli studiosi possono liberamente consultare i libri della biblioteca a scaffale aperto in sala di studio.
I libri consultati devono essere lasciati sul tavolo di lavoro per essere ricollocati dal personale.
I prelievi cessano mezz'ora prima della chiusura della sala di studio.
Lo studioso è responsabile dell'ordine e dell'integrità dei documenti a lui consegnati per la consultazione.
La presenza di disordine o danni rilevati alla consegna deve essere segnalata al personale di sala.
È vietato usare penne ad inchiostro, prendere note appoggiandosi ai documenti, apporre segni o numerazioni sulle carte.
Ogni azione contraria ai principi di buona conservazione dei documenti potrà avere come conseguenza il ritiro della autorizzazione alla frequenza della sala di studio.
Lo studioso che utilizzi materiale documentario conservato presso l'Archivio di Stato è tenuto a consegnare copia dell'eventuale pubblicazione o della tesi di laurea.
Consultabilità dei documenti
I documenti conservati negli Archivi di Stato sono liberamente consultabili con i limiti imposti dalla legislazione vigente in materia di beni culturali e ambientali per:
- documenti di carattere riservato relativi alla politica estera o interna dello Stato che divengono consultabili 50 anni dopo la loro data
- documenti riservati relativi a situazioni puramente private di persone, che divengono consultabili dopo 70 anni
La consultazione di questi documenti precedentemente al termine indicato può essere autorizzata dal Ministero dell'Interno. la domanda dovrà essere presentata alla Direzione dell'Archivio di Stato che provvederà ad inoltrarla tramite la competente Prefettura.
Ogni studioso è tenuto a conoscere e rispettare le norme contenute nei codici di deontologia per la ricerca a scopi storici e a scopi statistici o scientifici i cui testi possono essere chiesti al personale di sala.
Limiti alla consultabilità possono essere stabiliti anche dai privati che abbiano depositato l'archivio di loro proprietà.
La Direzione può sottrarre alla consultazione i documenti il cui stato di conservazione renda necessario il provvedimento.
Non sono consultabili i fondi archivistici non inventariati o di cui si stia elaborando l'inventario.
L'elenco dei fondi consultabili è a disposizione in sala di studio o alla sezione Patrimonio di questo sito
Le norme contenute nel Regolamento di sala studio e i limiti alla consultabilità devono essere rispettati anche dagli utenti che facciano richiesta di documenti per scopi privati non di studio o giuridico-amministrativi.
SERVIZIO DI FOTORIPRODUZIONE
La fotoriproduzione di documenti può essere effettuata direttamente da parte degli utenti
oppure
È attivo il servizio di fotoriproduzione in grado di rilasciare fotocopie e riproduzioni digitali dei documenti.
Le richieste di fotoriproduzione verranno prese in carico previa compilazione del modulo “richieste per corrispondenza” e invio del medesimo, debitamente compilato in ogni sua parte, all’indirizzo e-mail as-vc.salastudio@cultura.gov.it oppure da apposito modulo presente in sala studio.
La tempistica di risposta è pari a 30 giorni dalla ricezione della richiesta, computati dal primo giorno lavorativo utile per la protocollazione dell’istanza.
Gli utenti riceveranno il preventivo della somma dovuta per la riproduzione e dovranno corrispondere gli importi utilizzando il Portale PagoPA del Ministero della Cultura, a cui si accede dal seguente link:
Portale Pagamenti PagoPa Mic (cultura.gov.it)
Dopo essere entrati sul portale ("account" -> "accedi come utente") con il metodo prescelto, occorre selezionare l'icona del carrello e poi l'opzione "pagamenti online" e scegliere dal menù a tendina "Archivio di Stato Vercelli", digitare l'importo da versare e la causale. Successivamente selezionare nell'ordine "aggiungi al carrello" e completare le operazioni di pagamento scegliendo di pagare direttamente sul sito con "invia pagamento", oppure di generare un avviso con codice QR da scansionare con la propria app per i pagamenti con "avviso di pagamento".
L'attestazione di pagamento deve essere inviata all'indirizzo as-vc.salastudio@cultura.gov.it. Gli atti riprodotti in formato digitale verranno inoltrati mediante posta elettronica all’indirizzo inserito dall’utente nel modulo di richiesta dopo il controllo dell'avvenuto pagamento.
Gli atti riprodotti in copia fotostatica (semplice o autentica in bollo) potranno essere ritirati durante gli orari di apertura al pubblico presso la sede di Vercelli.
Gli utenti che desiderano ricevere copie di documentazione sia digitali sia fotostatiche di documenti conservati presso la Sezione di Archivio di Stato di Varallo dovranno inoltrare le proprie richieste all’indirizzo as-vc.varallo@cultura.gov.it, impiegando la medesima procedura sopra descritta. Le modalità di consegna del materiale riprodotto in formati non digitali verranno indicate al singolo utente con apposita comunicazione inviata da questo Istituto.
TARIFFE PER LE RIPRODUZIONI
I costi per le riproduzioni sono determinati sulla base del tariffario stabilito nell’allegato al Decreto ministeriale 11 aprile 2023, rep. 161 recante “Linee guida per la determinazione degli importi minimi dei canoni e dei corrispettivi per la concessione d’uso dei beni culturali in consegna agli istituti della cultura statali”:
Per chiedere la riproduzione è necessario presentare apposita domanda al personale incaricato.
La richiesta deve essere autorizzata dal responsabile del servizio.
Non é possibile riprodurre:
- documenti facilmente deteriorabili o in cattivo stato di conservazione
- mappe, disegni e documenti di grande formato (qualsiasi documento superiore all'A3)
- pergamene
- registri o qualsiasi altro documento in più pagine rilegate
I documenti da riprodurre non devono essere estratti dal contenitore, ma segnalati con strisce di carta.
Le riproduzioni sono consegnate entro 5 giorni lavorativi dalla richiesta.
Per i lavori di una certa entità é necessario il versamento di un anticipo pari alla metà del presunto importo totale e si prevede un periodo maggiore di attesa per la consegna, periodo da concordare con il personale incaricato
È possibile effettuare riproduzioni fotografiche con mezzi propri previa richiesta autorizzata dal responsabile del servizio. Prima del rilascio dell'autorizzazione dovrà essere comunicato il nome del fotografo. Al termine del lavoro dovrà essere consegnata copia delle riproduzioni digitali o i negativi degli scatti effettuati.
Si ricorda che dal 29 agosto 2017 nessun canone é dovuto per le riproduzioni eseguite dagli studiosi con mezzi propri.
La riproduzione tramite lucido sarà autorizzata solo in casi eccezionali e per documenti in ottimo stato di conservazione.
Per fini giuridico-amministrativi si possono ottenere copie autenticate, mediante presentazione di apposita domanda e pagamento dei diritti di bollo.
Per le riproduzioni eseguite per uso commerciale o per pubblicazioni si rimanda al D.M. 8 aprile 1994 G.U. n.104 del 6/5/1994 il cui testo può essere richiesto al personale di sala.
Autorizzazione a pubblicare
Per poter pubblicare la riproduzione di un documento archivistico o parte di esso è necessario chiedere l'autorizzazione alla Direzione dell'Archivio di Stato utilizzando l'apposito modello corredato da marca da bollo.
La pubblicazione dovrà riportare la segnatura esatta del documento e la menzione "su concessione del Ministero della cultura" e l'espressa avvertenza del divieto di ulteriore riproduzione o duplicazione con qualsiasi mezzo.
L'Amministrazione archivistica chiede la consegna di tre copie della pubblicazione per cui è stata concessa l'autorizzazione.
Ricerche per corrispondenza
Si effettuano ricerche per corrispondenza purché si tratti di un documento ben identificato o di un oggetto chiaro e definito.
Le informazioni devono inoltre essere tali da permettere di circoscrivere l'indagine.
In mancanza di questi dati saranno fornite informazioni eventualmente utili per una ricerca diretta, in loco, da parte dell'interessato.
Per una richiesta puntuale si suggerisce di consultare preventivamente, su questo stesso sito, la pagina del patrimonio archivistico, dove vengono fornite informazioni generali su tutti i fondi conservati presso l'Archivio di Stato.
Le richieste verranno prese in carico previa compilazione del modulo “richieste per corrispondenza”, e invio del medesimo, debitamente compilato in ogni sua parte, all’indirizzo e-mail as-vc.salastudio@cultura.gov.it oppure da apposito modulo presente in sala studio.
La tempistica di risposta è pari a 30 giorni dalla ricezione della richiesta, computati dal primo giorno lavorativo utile per la protocollazione dell’istanza.
29 aprile 2024
